Il sistema di whistleblower maierGROUP
Nel 2019 l’Unione Europea ha emanato una direttiva che tutela le persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione. La cosiddetta direttiva Whistleblower deve essere attuata nelle aziende con più di 50 dipendenti dall’inizio dell’anno.
Da un lato, essa mira a garantire che le informazioni vengano ricevute ed elaborate in modo sicuro e sistematico. Dall’altro, i whistleblower possono inviare le loro informazioni in modo anonimo e confidenziale. Le violazioni della compliance devono essere riconosciute tempestivamente e i danni che ne derivano devono essere evitati. Un sistema di whistleblower offre sia a chi denuncia che all’azienda un modo sicuro per segnalare e dare seguito alle informazioni.
A tale scopo abbiamo istituito un centro di segnalazione esterno tramite il nostro responsabile della protezione dei dati, l’avvocato Tobias Marx. Se sospettate che la nostra azienda stia violando le leggi vigenti, potete segnalarlo in modo riservato e sicuro al seguente indirizzo e-mail:
whistleblower-maierhdh@dsg-ulm.de
Portale digitale per gli informatori
Se sospettate che la nostra azienda stia violando le leggi vigenti, potete segnalarlo in modo riservato e sicuro.
Solo il signor Marx e un rappresentante del suo team hanno accesso a questo indirizzo e-mail.
Il signor Marx ha riassunto le informazioni di base e le risposte alle domande più frequenti in un documento separato.
Tutte le informazioni su questo argomento sono disponibili anche su Citrix, alla voce “Whistleblower Policy”.
FAQ
Trova le risposte qui
La direttiva UE 2019/1937 sulla protezione degli informatori è una direttiva UE entrata in vigore nel 2019. Serve a proteggere gli informatori che segnalano illeciti nelle aziende. La direttiva doveva essere recepita dalla Repubblica federale di Germania entro il 17 dicembre 2021. In seguito all’introduzione della legge nazionale, le aziende con 250 o più dipendenti sono obbligate a istituire procedure adeguate nella loro organizzazione aziendale. Per le aziende con 50 o più dipendenti, è previsto un termine di 2 anni per l’attuazione.
La protezione prevista dalla direttiva è concessa a chiunque, in qualità di insider, ottenga determinate informazioni su un’azienda che indicano che i processi all’interno dell’azienda violano le leggi applicabili e desideri rivelare tali violazioni per motivi di coscienza. Oltre ai dipendenti dell’azienda, anche i dipendenti esterni, i candidati o i giornalisti possono essere considerati whistleblower. Gli informatori devono essere protetti da eventuali ritorsioni all’interno dell’azienda, come il licenziamento o il trasferimento a una posizione impopolare, poiché la procedura di segnalazione è anonima fin dall’inizio.
Istituendo dispositivi e sistemi in azienda che garantiscano canali di segnalazione interni ed esterni per i whistleblower.
Le segnalazioni devono essere presentate in modo tale da non rivelare l’identità dell’informatore e da rispettare la normativa nazionale sulla protezione dei dati. In Germania, si tratta del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). I sistemi adatti possono essere qualsiasi tipo di canale che consenta all’informatore di comunicare le informazioni a una persona appropriata, come un responsabile della conformità o un organismo esterno incaricato di ricevere le segnalazioni, senza rivelare l’identità dell’informatore.
La divulgazione avverrebbe se fosse evidente a chiunque che un dipendente specifico ha presentato la segnalazione su una lamentela o se ciò potesse essere facilmente determinato in contrasto con le disposizioni del GDPR. Anche i dati di eventuali accusati devono essere trattati con la massima riservatezza in conformità alla legislazione nazionale sulla protezione dei dati.
La Direttiva Whistleblower protegge l’informatore dalle sanzioni previste dal diritto del lavoro. Al datore di lavoro è vietato adottare misure svantaggiose per il whistleblower ai sensi del diritto del lavoro. Ciò include anche il divieto di misure informali come il mobbing. Se l’azienda viola questo divieto e comunque sanziona il whistleblower, l’azienda stessa può essere sanzionata, ad esempio sotto forma di multa.
In conformità alla direttiva, l’informatore deve ricevere entro sette giorni dall’organismo investigativo la conferma che la sua segnalazione è stata ricevuta. Al più tardi dopo tre mesi, la persona che ha effettuato la segnalazione deve ricevere una relazione (1) sulla misura in cui le informazioni sono state trattate, (2) sulle misure adottate e (3) sui risultati ottenuti.
Die externe Stelle wird unverzüglich den Eingang der Meldung bestätigen und mit der Analyse des Hinweises beginnen. Danach wird der Sachverhalt untersucht und auf notwendige Anpas-sungen bzw. Folgemaßnahmen überprüft. Ggf. erfolgt eine Koordination mit weiteren zuständi-gen Stellen, wobei die Anonymität des Hinweisgebers jedoch stets gewahrt bleibt. Ggf. emp-fiehlt die externe Meldestelle personelle oder systemische Maßnahmen zur Beseitigung des Missstandes oder schaltet – insbesondere bei Vorliegen eines Verdachts auf strafbare Verhal-tensweisen – die zuständigen Ermittlungsbehörden ein, wobei auch insofern die Anonymität des Hinweisgebers gewahrt bleibt.
L’ufficio di segnalazione esterna è professionalmente obbligato a mantenere la riservatezza, per cui, in caso di violazioni, l’ufficio di segnalazione esterna stesso sarebbe perseguibile (a parte le notevoli conseguenze previste dalla legge professionale). I dati del whistleblower non vengono quindi trasmessi all’azienda. Inoltre, il trattamento dei dati deve essere effettuato in conformità con le norme vigenti in materia di protezione dei dati, in base alle quali la divulgazione dei dati del whistleblower all’azienda sarebbe inammissibile.
L’informatore deve solo avere avuto ragionevoli motivi per credere, al momento della denuncia, che le informazioni segnalate sulle violazioni fossero vere e che tali informazioni rientrassero nell’ambito di applicazione della direttiva. Se le violazioni non possono essere dimostrate in seguito, ciò non va a discapito dell’informatore. La direttiva nega la protezione solo nel caso di segnalazioni false deliberate o sconsiderate. In questo caso, l’informatore potrebbe dover fare i conti con sanzioni e altre conseguenze legali negative.
No. A differenza della precedente legge tedesca, la direttiva ha deliberatamente evitato di sottoporre il whistleblower a un esame delle motivazioni. In questo modo si vuole evitare che al whistleblower venga negata la protezione in modo imprevedibile perché un tribunale ritiene successivamente che le sue motivazioni non siano abbastanza ‘onorabili’.